Cómo Cuadrar tu Inventario sin Volverte Loco: La Regla del 20%

El problema que todo restaurantero conoce

Son las 11pm, terminaste el servicio y toca lo que más odias: cuadrar el inventario.

Abres tu sistema, ves que deberías tener 50 litros de aceite, pero solo cuentas 42. Faltan 8 litros. ¿Te están robando? ¿El sistema está mal? ¿Alguien se equivocó al registrar?

La realidad es más simple: el inventario nunca cuadra al 100%. Y perseguir ese número perfecto es una receta para el estrés y la desconfianza.

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¿Por qué nunca cuadra exactamente?

En un restaurante, hay decenas de razones por las que el inventario físico difiere del sistema:

Pérdidas operativas normales

• Evaporación: El aceite de la freidora, caldos, salsas
• Derrames: Nadie registra cuando se cae medio litro de leche
• Merma de corte: Al filetear un pescado, el 20-30% es desperdicio
• Porciones inconsistentes: Un cocinero sirve 105g, otro sirve 95g

Errores de registro

• Compras que no se capturaron completas
• Transferencias entre sucursales mal registradas
• Producciones que se olvidaron de descontar

El factor humano

• Degustaciones del staff
• Productos que se echan a perder antes de usarse
• Errores al pesar o medir

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La solución: El Margen de Merma

En lugar de preguntarte "¿por qué no cuadra?", la pregunta correcta es: "¿cuánto es razonable que NO cuadre?"

Aquí es donde entra el margen de merma: un porcentaje de desviación que consideras aceptable para cada ingrediente.

El concepto de los dos escenarios

Cuando arqueas, deberías comparar contra DOS números:

Escenario	Cálculo	Significado
Estricto	Stock del sistema	Lo que "debería" haber en teoría perfecta
Mínimo	Stock × (1 - merma%)	Lo mínimo aceptable considerando pérdidas normales

Ejemplo con aceite (merma 20%):

• Sistema dice: 50 litros
• Mínimo esperado: 50 × 0.80 = 40 litros
• Si cuentas 42 litros → Estás bien, dentro del margen
• Si cuentas 35 litros → Hay un problema, investiga

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¿Por qué 20% como default?

Después de analizar operaciones de restaurantes y literatura de la industria, elegimos 20% como punto de partida por estas razones:

1. Promedio de la industria

Estudios de la National Restaurant Association indican que el desperdicio alimentario en restaurantes oscila entre 4% y 10% del costo de alimentos. Pero esto solo cuenta lo que se tira visiblemente.

Cuando sumas:

• Desperdicio visible: 4-10%
• Evaporación/reducción: 2-5%
• Errores de porcionado: 3-8%
• Merma de preparación: 5-15%

El total fácilmente alcanza 15-25% dependiendo del ingrediente.

2. Margen de seguridad psicológico

Un margen muy bajo (5%) genera falsas alarmas constantes → el equipo ignora las alertas.
Un margen muy alto (40%) esconde problemas reales → nunca detectas robo o desperdicio excesivo.

20% es el punto dulce: suficiente para absorber variaciones normales, pero lo bastante ajustado para detectar anomalías reales.

3. La regla de Pareto invertida

El 80% de tus ingredientes cuadrarán dentro del 20% de desviación sin problema. El 20% restante (carnes, mariscos, productos caros) merece atención especial y probablemente necesite un margen personalizado.

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Merma sugerida por tipo de ingrediente

No todos los ingredientes se comportan igual. Aquí una guía para ajustar:

Categoría	Merma sugerida	Por qué
Productos secos (arroz, pasta, sal)	5-10%	Fáciles de medir, no se evaporan
Lácteos (leche, crema, quesos)	10-15%	Derrames, caducidad
Verduras y frutas	15-25%	Merma de corte, maduración
Carnes rojas	20-30%	Hueso, grasa, merma de cocción
Mariscos	25-35%	Alta merma de limpieza, caducidad rápida
Aceites y grasas	15-25%	Evaporación, absorción, cambios frecuentes
Bebidas embotelladas	2-5%	Casi no hay pérdida
Salsas y preparaciones	15-20%	Se pegan al recipiente, degustaciones

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Cómo usar esto en tu día a día

Paso 1: Empieza con 20% para todo

No te compliques. Usa 20% como default y observa durante 2-4 semanas.

Paso 2: Identifica los outliers

• ¿Qué ingredientes SIEMPRE salen "faltante"? → Sube su merma
• ¿Qué ingredientes SIEMPRE salen "bien" con mucho margen? → Baja su merma

Paso 3: Ajusta los críticos

Enfócate en ajustar la merma de tus 20 ingredientes más caros. El resto puede quedarse en 20%.

Paso 4: Investiga solo las anomalías reales

Cuando algo sale por debajo del mínimo esperado, ahí sí investiga:

• ¿Hubo un evento especial?
• ¿Cambió algún proceso?
• ¿Hay un patrón (siempre los lunes, siempre el turno nocturno)?

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El cambio de mentalidad

El arqueo de inventario no es un examen donde tienes que sacar 100.

Es una herramienta de detección de anomalías. Su trabajo es decirte cuándo algo está fuera de lo normal, no torturarte por cada gramo de diferencia.

Antes (mentalidad perfecta):
"El sistema dice 50kg, tengo 45kg. Faltan 5kg. ¿Quién se los robó?"

Después (mentalidad de merma):
"El sistema dice 50kg, el mínimo aceptable es 40kg, tengo 45kg. Estamos bien. Siguiente ingrediente."

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Conclusión

La merma del 20% no es un número mágico ni una excusa para el desperdicio. Es un reconocimiento honesto de cómo funcionan las cocinas reales.

Te permite:

• Cuadrar inventario en minutos, no horas
• Detectar problemas reales sin falsas alarmas
• Mantener la confianza con tu equipo
• Enfocarte en lo que importa: cocinar y vender

El inventario perfecto no existe. El inventario bien controlado, sí.